Liebe Anja, was sind Restrukturierungen und wieso ist bei Restrukturierungsprozessen eine begleitende Kommunikation so wichtig? Welche Ziele werden verfolgt?

Bei einer Restrukturierung wird eine Organisation samt Strategie und Prozessen neu aufgestellt. Grund ist oft der Sanierungsbedarf einer Organisation. Einschneidende Veränderungen können bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Ängste und Unsicherheit auslösen. „Werde ich meinen Arbeitsplatz behalten? Wohin entwickelt sich das Unternehmen?“. Ziel der begleitenden Kommunikation ist es daher, strategische Entscheidungen des Unternehmens zu erklären und das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen und zu erhalten. Vertrauen entsteht durch transparente Kommunikation und Orientierung. Zentrales Ziel ist es zu erklären, warum welche Aufgaben erfüllt werden müssen und eine Antwort auf die Frage „Warum machen wir das?“ zu geben. In Zeiten des Fachkräftemangels ist es zudem entscheidend, Fachkräfte in der Phase der Veränderung nicht zu verlieren. Erst wenn die Strategie von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verstanden und mitgetragen wird, kann diese erfolgreich umgesetzt werden.

In dieser Art von Projekten sind – neben zahlreichen internen Beteiligten – häufig auch andere Berater, wie Rechtsanwaltskanzleien, involviert. Worauf kommt es in der interdisziplinären Zusammenarbeit an?

An einer Restrukturierung sind viele Funktionen beteiligt, unter anderem HR, Legal, Communications und Betriebsräte. Damit ist gewährleistet, dass möglichst viele Aspekte einer Restrukturierung abgebildet werden. Die Aufgabe als Kommunikator ist es, alle relevanten Aspekte kommunikativ zu vereinen und zugleich die Stakeholder im Blick zu behalten. Es gilt, auch komplexe Sachverhalte verständlich zu vermitteln.

Unabhängig von der Art der Unternehmensrestrukturierung und Transformation – was sind Must-haves in der Kommunikation, die jedes Unternehmen vorbereiten/ausarbeiten sollte?

Voraussetzung für eine gelungene Kommunikation in der Restrukturierung ist ein überzeugendes Narrativ, das erklärt, warum die Transformation notwendig ist und ein Zielbild aufzeigt. Eine sorgfältige Analyse der Stakeholder ist die Grundlage für eine passgenaue Ansprache. Hinzu kommt die Erarbeitung von Kernbotschaften aus dem Narrativ heraus, die von allen Stakeholdern verstanden werden können. Für die genaue Planung der Kommunikation braucht es einen präzisen Ablaufplan, der die einzelnen Maßnahmen auf der Zeitschiene abbildet, gewissermaßen das Kochbuch der Restrukturierung.

Vielen Unternehmen fällt eine selbstinitiierte, externe Kommunikation schwer. Nach welchen Kriterien entscheidest du, ob eine aktive Kommunikation an externe Stakeholder in einem Restrukturierungs- und Transformations-Prozess notwendig – vielleicht sogar vorteilhaft – ist?

Entscheidend ist die Stakeholder-Analyse. Die wesentliche Frage lautet „Welche externen Gruppen sind von der Restrukturierung betroffen?“ Das können Kunden sein, Bürgermeister, benachbarte Unternehmen, Verbände etc. Sobald es extern relevante Stakeholder gibt, sollten diese adressiert werden. Die Vorteile liegen darin, dass die Stakeholder individuell angesprochen werden können in Hinblick auf ihre Interessen und Bedürfnisse. Dies schafft Vertrauen für die weitere Zusammenarbeit.

Welche klassischen drei Fehler werden häufig bei der Kommunikation in Transformationsprozessen von Unternehmen gemacht?

1.  Die Salamitaktik: Unternehmen scheuen sich oft, Transformationen an alle relevanten Stakeholder intern und extern transparent zu kommunizieren und zu erklären. Stattdessen werden Informationen in Häppchen herausgegeben. Diese Salamitaktik ist zum Scheitern verurteilt, weil die Informationen dann ungesteuert durchsickern. Die Folge: Stakeholder verstehen die Gründe für die Veränderung nicht und stellen sich gegen die Transformation.
2. Unternehmen beschäftigen sich erst mit der Kommunikation der Transformation, wenn es (fast) zu spät ist. Dann bleibt oft nur noch eine reaktive Kommunikation.
3. Unternehmen berücksichtigen bei der Kommunikation oft nur die rechtlichen Aspekte. Wird die emotionale Ebene vernachlässigt, zum Beispiel Sorgen und Ängste der Belegschaft, besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich nicht ernst genommen fühlen und den Weg der Transformation nicht mitgehen.

Eine Restrukturierung geht oft mit schwierigen und emotionalen Entscheidungen, beispielsweise Schließungen oder Entlassungen einher. Gerade dann braucht es eine klare, durchdachte und vor allem aktive Kommunikation, welche auf mögliche Sorgen der Belegschaft eingeht, sowie Spekulationen eindämmt. Denn um das Vertrauen der Betroffenen in einem Restrukturierungsprozess zu gewinnen, braucht es Transparenz und einen klar kommunizierten Fahrplan. Entscheidend ist dabei, das richtige „Kochbuch“ parat zu haben und klassische Fehler zu vermeiden.