17.11.2020 / Case

Entwicklung eines integrierten Ereignis- und Krisenmanagement-Systems für einen Träger von Kindertagesstätten

Branche

Sozialwirtschaft

Unternehmensgröße

4.000 Mitarbeiter, deutschlandweit über 150 Einrichtungen

Projektzeitraum

2018 - 2020

Beratungsfeld

Krisenmanagement

 

Problem

Wer täglich mehrere tausend Kinder betreut, übernimmt nicht nur eine wichtige gesellschaftliche Aufgabe, sondern auch enorme Verantwortung. Während bei Industrieunternehmen die Vorbereitung auf den Krisenfall in der Regel zum Standard gehört, verfügen viele Organisationen der Sozialwirtschaft häufig nur über sehr rudimentäre Strukturen und Prozesse für den Ernstfall.

Dabei genügt ein Blick in die Medienberichterstattung, um festzustellen: Kleine und größere Krisen gehören in Kitas zum Tagesgeschäft. Vom verschwundenen Kind über Unfälle oder verdorbenes Mittagessen bis zu Fehlverhalten von Mitarbeitenden – zahlreiche Szenarien sind realistisch, die mediale und öffentliche Aufmerksamkeit beim Thema „Kinder“ enorm hoch.

Prozess

Im ersten Schritt des Projekts hat SKM die bestehenden Vorbereitungen des Mandanten für den Ereignis- und Krisenfall analysiert. Darauf aufbauend wurden die Anforderungen an die künftigen Strukturen und Prozesse definiert. In den gesamten Projektablauf waren von Anfang an neben der Geschäftsführung und Projektleitung auch die Regionalverantwortlichen einbezogen.

Wesentliches Ergebnis des dialogorientierten Ansatzes: Alle Beteiligten verständigten sich darauf, dass es klare Regeln und Zuständigkeiten für den Krisenfall braucht und die Organisation nur im Zusammenspiel zwischen betroffener Einrichtung, Region und Zentrale den Anforderungen der verschiedenen Stakeholder gerecht werden kann.

Auf Basis des Audits, der Gespräche und verschiedener Workshops wurden anschließend die Projektziele präzisiert sowie der weitere Projektplan festgelegt und sukzessive umgesetzt. Parallel zur Entwicklung des Ereignis- und Krisenmanagement-Systems wurden alle Regionalverantwortlichen ebenso wie die späteren Krisenstabsmitglieder von SKM für den Ernstfall trainiert – sowohl in Form von Kameratrainings als auch im Rahmen von Krisensimulationen.

Lösung

Für die spezifischen Anforderungen und Rahmenbedingungen des Mandanten entwickelte SKM ein integriertes Ereignis- und Krisenmanagement-System, das

  • unterschiedliche Fälle bzw. Szenarien abdeckt.
  • klare Prozesse und Verantwortlichkeiten definiert.
  • standortübergreifend und personenunabhängig funktioniert.
  • einen Krisenstab mit unterschiedlichen Rollen festlegt, der je nach Ereignis flexibel erweitert werden kann.
  • eine professionelle Kommunikation gegenüber allen Stakeholdern (Eltern, Behörden, Medien etc.) sicherstellt.

Alle Informationen und Regelungen wurden in einem kompakten Krisenhandbuch zusammengefasst, das sowohl digital als auch in Papierform verfügbar ist. Über Info-Workshops für die Krisenstabsrollen sowie eine begleitende interne Kommunikation wurde sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter die Neuerungen nicht nur kennt, sondern auch im Tagesgeschäft beherzigt. Regelmäßige Austauschrunden, Updates und Trainings sorgen dafür, dass die geschaffene Aufbau- und Ablauforganisation dauerhaft funktioniert.