Aktuelles Projektbeispiel: Krisenmanagement für eine Nordseeinsel

Problem

Eine Nordseeinsel ist nicht nur Sehnsuchtsort für Reisende. Ihre geografische Lage und ihre besonderen Rahmenbedingungen bringen zugleich vielfältige Risiken und potenzielle Krisenszenarien mit sich. Extreme Wetterereignisse, technische Störungen, Versorgungsengpässe oder Ausfälle kritischer Infrastrukturen können das öffentliche Leben und die Versorgung der Insel erheblich beeinträchtigen. Ein zentrales Beispiel ist die Fährverbindung: Ohne sie gelangen weder Gäste, Pendler und Handwerker noch Lebensmittel, Baumaterialien oder Abfälle zuverlässig auf die Insel oder zurück zum Festland. Vor diesem Hintergrund entschied sich der verantwortliche kommunale Infrastrukturbetreiber, sein Krisenmanagement systematisch weiterzuentwickeln. Zwar bestanden bereits einzelne Verfahrensanweisungen und Notfallpläne, ein unternehmensweites Krisenmanagement-System mit klar definierten Rollen, Prozessen und Zuständigkeiten fehlte jedoch bislang.

Prozess

Ziel des Projekts war es nicht nur, eine auf das Unternehmen und seine Ressourcen zugeschnittene Krisenorganisation aufzubauen. Entscheidend war zudem, die Geschäftsführung und Führungskräfte von Beginn an eng einzubinden. So haben wir sichergestellt, dass die entwickelten Strukturen und Prozesse für den Krisenfall praxistauglich sind und von allen Beteiligten mitgetragen werden. 

Unter dieser Prämisse wurde das Projekt in drei Phasen gegliedert und in rund vier Monaten umgesetzt. Zum Auftakt haben wir in der ersten Phase bestehende Notfallplanungen gesichtet und Gespräche mit verschiedenen internen und externen Ansprechpartnern geführt: Welche Erwartungen hat die Person an das Projekt? Welche Krisenszenarien stellen die größte Bedrohung für das Unternehmen dar? Wie bewertet die Person die aktuelle Crisis Readiness? 

Die Ergebnisse dieser Analyse wurden verdichtet und bildeten die Grundlage für einen ersten gemeinsamen Workshop vor Ort. Im Mittelpunkt des Arbeitstreffens mit der Geschäftsführung und den Führungskräften standen unter anderem relevante Bedrohungen und realistische Krisenszenarien für das Unternehmen, die Identifikation der relevanten Stakeholder und Schnittstellen im Krisenfall sowie die gemeinsame Entwicklung einer handlungsleitenden Krisendefinition. Darüber hinaus haben wir auf Basis unserer umfangreichen Erfahrungen aus ähnlichen Projekten Empfehlungen für die Aufbau- und Ablauforganisation ausgesprochen und diese im Dialog erläutert. 

In der zweiten Phase hat das Projektteam von SKM Consultants die Bausteine des Krisenmanagement-Systems im Detail ausgearbeitet. Ein besonderer Schwerpunkt lag dabei auf dem Übergang von der Regelorganisation in die Krisenorganisation. Denn nicht jede Störung im Fährbetrieb und nicht jeder Notfall im touristischen Angebot stellt automatisch eine Krise dar. Gleichzeitig braucht es klare Meldewege sowie einen zentralen Bewertungs- und Entscheidungsprozess, damit (potenziell) krisenhafte Ereignisse frühzeitig erkannt, richtig eingeordnet und bei Bedarf durch den Krisenstab bearbeitet werden. 

Mit diesem Ziel wurden die erforderlichen Strukturen und Prozesse für den Krisenfall entwickelt. Dazu gehörten unter anderem: 

• Krisendefinition – sowie Abgrenzung zu den benachbarten Begriffen Issue, Ereignis, Störung und Notfall
• Alarmierungsprozess – von der ersten Information über die zentrale Bewertung bis zur Einberufung des Krisenstabs
• Krisenstab – Organigramm der Krisenstabsrollen inklusive Beschreibung der jeweiligen Aufgaben und Zuständigkeiten
• Krisenmanagement-Prozess – Vorgehensweise der Krisenbewältigung im Krisenstab
• Krisenstabsraum und virtuelle / hybride Zusammenarbeit
• Schulungs-, Übungs- und Trainingsplan 

Die dritte Phase stand ganz im Zeichen der Sensibilisierung und Implementierung. In mehreren interaktiven Workshops wurden die Geschäftsführung und weitere Führungskräfte mit den neu entwickelten Strukturen und Prozessen des Krisenmanagements vertraut gemacht. Gleiches galt für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich bereit erklärt hatten, im Ernstfall eine oder mehrere Rollen im Krisenstab zu übernehmen. Die Erkenntnisse und Rückmeldungen aus den Workshops flossen unmittelbar in die Finalisierung des Krisenmanagement-Systems ein. Abschließend wurden die Projektergebnisse ausgewählten externen Stakeholdern vorgestellt, die ihre Erwartungen und Erfahrungen bereits im Vorfeld im Rahmen der geführten Gespräche eingebracht und damit die Entwicklung des Systems mit unterstützt hatten. 

Lösung

Nach unserer Überzeugung ist ein Krisenmanagement-System nur dann wirksam und dauerhaft akzeptiert, wenn es auf die Anforderungen und Rahmenbedingungen des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten ist. Dies gilt in besonderem Maße für eine Insel, auf der im Krisenfall die Verantwortlichen aus Tourismus, Gemeinde und BOS (Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben) eng und abgestimmt zusammenarbeiten müssen. 

Daher bildeten die Ergebnisse der gemeinsamen Workshops die Grundlage für die gesamte Umsetzung. So entstand ein Krisenmanagement-System, das alle notwendigen Elemente einer professionellen Krisenvorbereitung umfasst und gleichzeitig die spezifischen Anforderungen des Auftraggebers berücksichtigt – von der Krisendefinition über die Rollen im Krisenstab bis hin zu Alarmierungs- und Entscheidungsprozessen. 

 Die Leistungen von SKM umfassten insbesondere: 

• Durchführung eines Crisis-Readiness-Checks inkl. Leitfadeninterviews mit ausgewählten Führungskräften sowie relevanten externen Stakeholdern
• Konzeption und Moderation verschiedener Workshops und Arbeitstreffen
• Identifizierung relevanter Issues und Krisenszenarien
• Erarbeitung einer belastbaren Krisendefinition sowie Abgrenzung zu den Begriffen Ereignis, Issue, Störung und Notfall
• Ausarbeitung des Alarmierungs- und Krisenmanagement-Prozesses
• Entwicklung der besonderen Aufbauorganisation für den Krisenstab inklusive detaillierter Rollenbeschreibungen
• Abgleich mit den Anforderungen der NIS-2-Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)
• Erstellung einer Präsentation zu allen entwickelten Elementen des Krisenmanagement-Systems sowie eines kompakten Krisenhandbuchs
• Durchführung von Info-Workshops zur Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für ihre Krisenstabsrollen
• Entwicklung von Checklisten, Textbausteinen, Verteilerlisten und Vorlagen
• Interne Kommunikation zum Projektfortschritt sowie Ergebnispräsentation für Key-Stakeholder
• Durchführung einer Schulung zu den Grundlagen von Krisenmanagement und Krisenkommunikation 

Auch nach Abschluss des Projekts wird SKM Consultants den Mandanten weiterhin beraten und begleiten. Geplant sind mehrere Krisenstabsübungen sowie ein Krisenkommunikationstraining für das Management und das Team der Unternehmenskommunikation. Darüber hinaus haben wir eine Unterstützungsvereinbarung für den Krisenfall geschlossen, sodass der Mandant bei Bedarf auch in einer akuten Krisensituation auf unsere Beratung und Unterstützung zurückgreifen kann. 

Bildnachweis:
KI-generiert durch ChatGPT