Problem
Ein Intranet ist in den meisten Unternehmen der Kanal der Wahl für interne Kommunikation und Wissensmanagement. Doch während News im „klassischen“ Intranet meist zentral von wenigen Personen top-down gesteuert werden und das System schnell zur Informationswüste verkommt, bietet ein „Social Intranet“ neue Möglichkeiten. Es vernetzt alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über Hierarchieebenen, Abteilungsgrenzen und Standorte hinweg. Die Kommunikation im Unternehmen findet somit nicht mehr nur top-down, sondern auch bottom-up statt, indem Inhalte prinzipiell von allen Beschäftigten erstellt und geteilt werden können. Ein Trend, der seit einigen Jahren ungebrochen ist. Schließlich nutzen viele Menschen diese Art der Kommunikation im Bereich Social Media und projizieren entsprechende Erwartungen auch auf ihren Arbeitgeber. Damit verbunden ist auch der Zugang per mobiler App, die die einfache Nutzung des Intranets von unterwegs möglich macht und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erreicht, die keinen PC-Arbeitsplatz haben. Dabei wird jedoch oft vergessen: Ein Intranet-Relaunch ist viel mehr als ein reines IT-Projekt. Das Zusammenführen vieler verschiedener interner Anforderungen, die Suche nach einer passenden Lösung und schließlich die Übertragung sowie das Aussortieren von vorhandenen Inhalten kosten Zeit. Zugleich markiert die Einführung eines Social Intranets auch den Auftakt in eine modernere Kommunikationskultur, die durch mehr Offenheit und Dezentralität geprägt ist und von vielen im Unternehmen erst noch „gelernt“ werden muss. Aufgabe von SKM war es, den Mandanten beim Projekt Intranet-Relaunch vom Kick-off bis zum Go-Live sowohl strategisch-kommunikativ als auch operativ zu begleiten.
Prozess
In der Kick-off-Phase hat SKM zusammen mit dem Mandanten die Anforderungen an das künftige Intranet definiert. Anschließend wurde ein Projekt-Team mit Vertreterinnen und Vertretern aus den unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens gebildet, um von Anfang an eine breite Beteiligung sicherzustellen. Nach einer ersten Schulung im Umgang mit dem neuen System wurde das Team in verschiedene Arbeitsgruppen unterteilt. So wurden parallel die Bedarfe des neuen Intranets analysiert, ein Zeitplan für die Migration von alten Inhalten entwickelt sowie neue Ideen für Content und Formate gesammelt. Auch der Betriebsrat wurde von Anfang an miteinbezogen. In regelmäßigen Meetings wurde der aktuelle Projektstand gemeinsam besprochen. Während SKM gemeinsam mit der Unternehmenskommunikation die Menü-Führung und Migration im Entwicklungsprozess übernommen hat, war ein IT-Dienstleister für die technische Umsetzung der Informationsarchitektur sowie Konfiguration der Software Valo zuständig.
Lösung
Ziel war es, mit dem neuen Intranet die zentrale Plattform für Information, Austausch und Vernetzung über alle Unternehmensstandorte hinweg zu schaffen und kommunikativ dafür zu sorgen, dass der Relaunch von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern angenommen wird. Um das neue Intranet übersichtlicher zu gestalten, wurde im Zuge der Migration alter Inhalte die Informationsarchitektur konzeptionell überarbeitet. Auch wurde ein News-Konzept für die Startseite implementiert, das eine klarere Sortierung der Neuigkeiten nach Relevanz und Absender als bisher möglich machte. Beiträge werden künftig nicht mehr nur von der Unternehmenskommunikation entwickelt, sondern von einem bereichsübergreifenden Redaktions-Team selbstständig veröffentlicht. Die Eigenverantwortung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurde somit gestärkt. Durch das Liken und Kommentieren von Beiträgen hat jede Nutzerin und jeder Nutzer zudem die Möglichkeit, mit den Inhalten zu interagieren sowie an Diskussionen teilzuhaben. Darüber hinaus bekam jede Abteilung die Möglichkeit, sich mit einer eigenen Bereichsseite vorzustellen und eigene Inhalte beizusteuern. Dies war insbesondere von Bedeutung, um die Transparenz und das „Wir-Gefühl“ im Unternehmen zu stärken. Neben der Verbreitung von Neuigkeiten trägt das neue Intranet zugleich auch zum Wissensmanagement im Unternehmen bei, indem wichtige Fakten, Strukturen und Arbeitsprozesse auf einzelnen Seiten im Detail vorgestellt werden. Das Go-Live des Social Intranets wurde durch eine interne Kommunikationskampagne begleitet. Durch ein umfassendes Starterpaket, das an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Intranet-Start ausgeteilt wurde, wurde die Neugierde auf die neuen Funktionen und die mobile App geweckt sowie ein einfacher Zugang am Arbeitsplatz unterstützt.
Die Leistungen von SKM bis zum Go-live umfassten unter anderem:
- Konzeptionelle Steuerung des IT-Dienstleisters und der internen Arbeitsgruppe
- Entwicklung des News-Konzepts und der Intranet-Menüführung
- Vorbereitung und Durchführung regelmäßiger Meetings mit dem bereichsübergreifenden Intranet-Team
- Entwicklung von Management-Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen für interne Abstimmungen
- Redaktion der Intranet-Netiquette
- Begleitung der Migration von Inhalten aus dem vorhandenen Intranet und Qualitätssicherung
- Verfassen von FAQs, Leitfäden, diverser Infomaterialien sowie Durchführung von Kurz-Schulungen
- Inhaltliche Entwicklung der Einführungskommunikation (Plakate, Willkommens-Nachricht, Video-Gruß der Geschäftsführung, Starterpaket für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Webcast)
SKM begleitet den Mandanten weiterhin in der Vorbereitung und Umsetzung regelmäßiger Intranet-Redaktionssitzungen sowie bei der Entwicklung neuer Formate und Inhalte für die interne Kommunikation.